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    关于开展2015年档案专项检查工作的安排通知

      发表时间:2016年01月13日  点击数:1157 次

      集团各部门、各公司:

      为规范公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,使公司档案管理工作正规化和系统化,现要求各部门各公司对档案进行自查、整理、存档,集团公司将成立检查小组对档案存档工作进行专项检查,现将有关事宜通知如下:

      一、 时间要求:

      集团各部门、各公司必须于2015年元月15日前完成整理、存档工作,并进行自查,对存在的问题完成整改。

      二、集团公司成立档案专项检查小组,在2015年元月15、16日,对集团各部门、各公司档案 存档情况进行检查。档案检查小组人员如下:

      组 长:梁小思

      组 员:李桂玲 、李艳玲、张 玲

      三、档案检查自2015年元月至2015年12月的档案。

      四、档案检查涉及部门及档案范围如下:

      (一)行政部

      1、外来文件收文记录(含电子版)、内部文件审批发放记录(含电子版)、公司行政管理活动中形成的文件、资料:各种证书、资质证照、内部文件、请示报告、通报等;

      (二)人力部

      人事档案(含电子版)、培训档案(培训登记表及记录表)、法务档案、合同档案、社保档案、公司发放的各类文件简讯等;

      (三)财务部

      档案清册、报表、账簿 、会计凭证、统计资料、纳税申报表、各种证件 、印鉴 、发票、销货、收据、公司发放的各类文件简讯 ;

      (四)发展部

      项目申报资料、项目验收资料、项目实施过程中的图片、影音资料、公司发放的各类文件简讯、安全工作档案等;

      (五)技术中心

      专利申报资料、专利、知识产权台帐;质量认证资料、质量管理形成的其他文件资料、研发活动中形成的其他档案资料(含电子版)、公司发放的各类文件等;

      (六)三公检测中心

      服务客户档案;各类检测检验(含电子版)记录档案、公司发放的各类文件等;

      (七)各子公司

      1、种业公司:集团下发文件、通知、简讯;种苗销售档案、供应商名录、技术服务档案、种苗播种记录、设备设施台帐; 公司宣传资料(单页、画册、展板、网站更新资料等宣传过程中形成的相关资料)等;

      2、农化公司:集团下发文件、通知、简讯,销售客户档案、供应商名录、设备设施台帐(含电子版)、销售合同、供应合同、 公司宣传资料(单页、画册、展板、网站更新资料等宣传过程中形成的相关资料)等;

      3、食品公司:集团下发文件、通知、简讯,销售客户档案、供应商名录、设备设施档案(设备铭牌、说明书、设备台帐)、产品订货单、销售合同、采购供应合同、消防器材检查记录表、设备大修记录、设备巡检记录等(含电子版), 公司宣传资料(单页、画册、展板、网站更新资料等宣传过程中形成的相关资料)等;

      4、虹桥合作社:集团下发文件、通知、简讯,种植大户档案(含电子版)、土地流转合同、订单基地合同等;

      五、档案存档要求:

      1、目录清晰、档案齐全

      2、电子档案存档路径清晰、便于查找

      3、档案装订成册,装盒或装档案柜保存

      六、检查处罚措施对检查中档案存档工作不达标的单位和个人,将按相关管理制度对相关负责人和责任人进行负激励。

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